13 εύχρηστες συμβουλές, κόλπα και σχόλια για τη χρήση των Εγγράφων Google

Ακόμα κι αν είστε ήδη εξοικειωμένοι με τις δυνατότητες πολλών χρηστών, τις συντομεύσεις πληκτρολογίου και άλλα πλεονεκτήματα των Εγγράφων Google, μπορεί να υπάρχουν μερικά εύχρηστα κόλπα που δεν έχετε ακούσει ακόμη. Από το ενσωματωμένο πρόγραμμα περιήγησης ιστού έως τη δυνατότητα μεταγραφής, ακολουθούν 13 χρήσιμες συμβουλές που θα σας μετατρέψουν σε πιστοποιημένο οδηγό Εγγράφων Google.

1. Ανοίξτε ένα νέο Έγγραφο Google σε ένα βήμα.

Το άνοιγμα ενός νέου εγγράφου Google δεν είναι πολύ απαιτητικό, αλλά υπάρχει ένας τρόπος για να γίνει μια διαδικασία ενός βήματος. Αντί να πλοηγηθείτε σε μια κενή σελίδα μέσω του Google Drive, απλώς πληκτρολογήστε 'docs.new' ή 'doc.new' στη γραμμή αναζήτησης του προγράμματος περιήγησης ιστού και θα σας μεταφέρει σε ένα νέο έγγραφο. (Μπορείτε επίσης να ανοίξετε ένα νέο φύλλο Google με το 'sheet.new' ή ένα νέο Slide με το 'slide.new').

2. Συμπεριλάβετε μια χειρόγραφη υπογραφή ή μια επεξεργασμένη εικόνα.

Μπορείτε να προσθέσετε ένα funky ροζ σχήμα σε έναν χάρτη που δείχνει τη θέση της μοναδικής γαλακτοκομικής βασίλισσας του Μανχάταν, αν είστε τόσο διατεθειμένοι. Ellen Gutoskey

Στην ενότητα 'Εισαγωγή', μετακινηθείτε προς τα κάτω στο 'Σχέδιο' και πατήστε 'Νέο'. Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από το μενού 'Γραμμή' και επιλέξτε 'Σκαρίφημα', το οποίο σας δίνει ένα κενό πλαίσιο για να γράψετε την υπογραφή σας. Μπορεί να μην είναι το καλύτερο χειρόγραφό σας - ειδικά αν χρησιμοποιείτε ποντίκι ή επιφάνεια αφής, αντί για οθόνη αφής - αλλά είναι σίγουρα πιο αποτελεσματικό από το να εκτυπώνετε το έγγραφό σας, να υπογράφετε το όνομά σας με στυλό και να χρειάζεται να σαρώσετε ολόκληρη τη σελίδα .

Η λειτουργία σχεδίασης μπορεί επίσης να είναι χρήσιμη αν θέλετε να τροποποιήσετε μια εικόνα. Ας πούμε, για παράδειγμα, ότι θέλετε να περιβάλλετε μια συγκεκριμένη τοποθεσία σε έναν χάρτη - μπορείτε να μεταφέρετε και να αποθέσετε μια εικόνα (ή να εισαγάγετε μία από τα αρχεία σας) στο νέο σας σχέδιο και να εισαγάγετε ένα σχήμα ή ένα βέλος από τις επιλογές στο γραμμή εργαλείων.

3. Διατηρήστε το πλήθος λέξεων στην οθόνη απευθείας στο έγγραφό σας.

Για όσους από εσάς διαπιστώνετε ότι ελέγχετε την καταμέτρηση λέξεων μετά από σχεδόν κάθε πρόταση που πληκτρολογείτε — είτε γράφετε κάτι με αυστηρό όριο λέξεων είτε απλά φροντίζετε μια ελαφρώς νευρωτική συνήθεια — σώστε τον εαυτό σας από το πρόβλημα των πολλαπλών επισκέψεων στην ενότητα «Εργαλεία» και επιλέξτε το πλαίσιο 'Εμφάνιση λέξεων κατά την πληκτρολόγηση', το οποίο βρίσκεται στο κάτω μέρος του αναδυόμενου πλαισίου καταμέτρησης λέξεων. Θα δείτε τον αριθμό λέξεων στην κάτω αριστερή γωνία της οθόνης και μπορείτε να τον επεκτείνετε για να δείτε τον αριθμό χαρακτήρων και άλλα στατιστικά. Εάν δεν είστε αρκετά έτοιμοι να δεσμευτείτε για μια πανταχού παρούσα καταμέτρηση λέξεων, μπορείτε ακόμα να αποφύγετε τη γραμμή εργαλείων πατώντας 'Control + Shift + C' (ή 'Command + Shift + C' σε Mac) και το πλαίσιο καταμέτρησης λέξεων θα αυτόματα εμφανίζομαι.

για ποιον είμαι ο θαλάσσιος ίππος

4. Χρησιμοποιήστε μια συντόμευση πληκτρολογίου για να επικολλήσετε κείμενο χωρίς μορφοποίηση.

Μιλώντας για συντομεύσεις πληκτρολογίου, μπορείτε να επικολλήσετε κείμενο που ταιριάζει με το υπάρχον κείμενο πατώντας 'Control + Shift + V' ('Command + Shift + V' σε Mac). Με αυτόν τον τρόπο, για παράδειγμα, ένα απόσπασμα που έχετε αντιγράψει από ένα άρθρο γραμμένο σε Comic Sans 14 σημείων θα εμφανιστεί σε Arial 11 σημείων (ή ό, τι έχετε ορίσει τη γραμματοσειρά σας). Για παρόμοια μαγεία που εξοικονομεί χρόνο, δείτε τις 'Συντομεύσεις πληκτρολογίου' στο μενού 'Βοήθεια'.

5. Εκχώρηση τροποποιήσεων σε συγκεκριμένα άτομα.

Είναι απογοήτευση σε περισσότερα από ένα άτομα; Έλεν Γκούτοσκι

Στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης σας, υπάρχει ένα μικρό εικονίδιο μολυβιού που σας δίνει την επιλογή να εργαστείτε σε λειτουργία 'Προτείνοντας', όπου όλα όσα πληκτρολογείτε αποδίδονται ως προτεινόμενη επεξεργασία. Κάθε επεξεργασία λαμβάνει το δικό της πλαίσιο σχολίων στη δεξιά πλευρά του εγγράφου, με την επιλογή αποδοχής, απόρριψης ή απάντησης στην αλλαγή. Εάν συνεργάζεστε με πολλά άτομα σε ένα έργο, μπορείτε να εκχωρήσετε μια τροποποίηση σε έναν συγκεκριμένο χρήστη πληκτρολογώντας '+' στο πλαίσιο απάντησης και εισάγοντας μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στη συνέχεια, η Google θα στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα ειδοποιεί το άτομο ότι υπάρχει πρόταση που περιμένει για αυτούς.

6. Επιστρέψτε σε παλαιότερη έκδοση του Εγγράφου Google.

Όχι μόνο η Google αποθηκεύει αυτόματα τις αλλαγές του εγγράφου σας καθώς τις κάνετε, αλλά διατηρεί επίσης αρχείο όλων αυτών των αλλαγών. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε προηγούμενες εκδόσεις του Εγγράφου Google μεταβαίνοντας στο 'Αρχείο', 'Ιστορικό έκδοσης' και 'Εμφάνιση ιστορικού εκδόσεων'. Εκεί, μπορείτε να επεκτείνετε οποιοδήποτε προηγούμενο πρόχειρο για να δείτε τις συγκεκριμένες τροποποιήσεις που επισημαίνονται στο Έγγραφο - καθώς και πότε έγιναν και ποιος τις έκανε, κάτι που είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν επεξεργάζονται περισσότερα από ένα άτομα.

7. Πραγματοποιήστε αναζήτηση στο Διαδίκτυο ή αναζητήστε μια λέξη χωρίς να ανοίξετε νέο παράθυρο.

Μπορείτε να μειώσετε τον αριθμό των καρτελών που κάνετε ζογκλέρ με δύο εισβολές στο Έγγραφο Google: το ενσωματωμένο πρόγραμμα περιήγησης στο Διαδίκτυο και το ενσωματωμένο λεξικό. Το πρόγραμμα περιήγησης στο Διαδίκτυο βρίσκεται κάτω από τα «Εργαλεία» και «Εξερεύνηση» (ή «Control + Alt + Shift + I» ή «Command + Option + Shift + I» σε Mac) και αναζητά επίσης μέσω του Google Drive σας. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο λεξικό στην ενότητα 'Εργαλεία' και 'Λεξικό' ή να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση 'Control + Shift + Y' ('Command + Shift + Y' σε Mac). Μπορείτε επίσης να μεταβείτε σε οποιαδήποτε λειτουργία κάνοντας δεξί κλικ σε οποιαδήποτε λέξη ή φράση στο έγγραφό σας και επιλέγοντας 'Εξερεύνηση' ή 'Ορισμός'.

8. Δημιουργήστε τη δική σας συντομογραφία προσαρμόζοντας τις δυνατότητες αυτόματης διόρθωσης.

Έτσι δεν ξεχνάτε ποτέ την προφοράBeyoncé. Έλεν Γκούτοσκι

Επιλέξτε 'Προτιμήσεις' στην ενότητα 'Εργαλεία' και θα μπορείτε να επιλέξετε ή να αποεπιλέξετε τις γενικές προτιμήσεις, όπως 'Αυτόματη χρήση κεφαλαίων λέξεων', 'Αυτόματη διόρθωση ορθογραφίας' και άλλα. Για μια πιο εξατομικευμένη εμπειρία αυτόματης διόρθωσης, μεταβείτε στην καρτέλα 'Υποκαταστάσεις' - εκεί, μπορείτε να κατευθύνετε το Google να αντικαταστήσει αυτόματα οποιαδήποτε δεδομένη λέξη, γράμμα ή σύμβολο με μία από τις επιλογές σας. Αν, για παράδειγμα, θέλετε το Google να προσθέτει πάντα έμφαση στοείναισεBeyoncé, πληκτρολογήστεBeyonceστη στήλη 'Αντικατάσταση' καιBeyoncéστη στήλη 'Με'.

9. Μειώστε τα σφάλματα ορθογραφικού ελέγχου προσθέτοντας λέξεις στο προσωπικό σας λεξικό.

Για να εμποδίσετε το Google να καταγράφει συνεχώς ορισμένες μοναδικές λέξεις ή ονόματα ως ορθογραφικά λάθη, προσθέστε τα στο 'Προσωπικό Λεξικό', το οποίο παρατίθεται στην ενότητα 'Εργαλεία' και στη συνέχεια 'Ορθογραφία και γραμματική'. Εάν μια λέξη έχει ήδη επισημανθεί ως σφάλμα στο Έγγραφο Google σας, μπορείτε επίσης να την προσθέσετε στο λεξικό σας κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας 'Προσθήκη [λέξη] στο Λεξικό.'

10. Μετατρέψτε το Έγγραφο Google σε διαφορετικό τύπο αρχείου.

Προτιμάτε να εργάζεστε στα Έγγραφα Google, αλλά ο διαχειριστής σας ζητά πάντα αρχεία Microsoft Word; Μπορείτε να κατεβάσετε το Έγγραφο Google ως έγγραφο του Word μεταβαίνοντας στο 'Αρχείο' και 'Λήψη'. Υπάρχουν επίσης επιλογές για τη μετατροπή σε PDF, ιστοσελίδα, αρχείο απλού κειμένου και πολλά άλλα. Προτού το στείλετε σε οποιονδήποτε, σας συνιστούμε να το διαβάσετε για να βεβαιωθείτε ότι η μορφοποίηση έχει μεταφραστεί σωστά.

τι είναι η καλύτερη λαβή αγοριών

11. Μεταγράψτε αρχεία ήχου με τη λειτουργία φωνητικής πληκτρολόγησης της Google.

Ενώ οι δυνατότητες φωνητικής πληκτρολόγησης της Google δεν επεκτείνονται στην αποκρυπτογράφηση ενός αρχείου ήχου που παίζεται δυνατά σε ένα ηχείο, η διαδικασία είναι σίγουρα πιο εύκολη από την παύση του ήχου κάθε λίγα δευτερόλεπτα, ώστε να μπορείτε να πληκτρολογείτε χειροκίνητα κάθε λέξη. Στη γραμμή πλοήγησης, μεταβείτε στο 'Εργαλεία' και, στη συνέχεια, 'Φωνητική πληκτρολόγηση' και βεβαιωθείτε ότι το μικρόφωνό σας είναι ενεργοποιημένο. Συνδέστε τα ακουστικά σας, παίξτε το αρχείο ήχου σας και υπαγορεύστε με σαφήνεια ό, τι λέγεται - η Google θα τα μεταγράψει όλα για εσάς. Η λειτουργία μπορεί επίσης να είναι χρήσιμη για άτομα με αρθρίτιδα ή άλλες διαταραχές που καθιστούν δύσκολη τη χρήση πληκτρολογίου.

12. Ενεργοποιήστε την επεξεργασία εκτός σύνδεσης.

Ακόμα κι αν δεν σκοπεύετε να βρίσκεστε κάπου χωρίς πρόσβαση στο Διαδίκτυο στο εγγύς μέλλον, Wi-Fi ή διακοπές ρεύματος μπορεί να συμβούν απροσδόκητα - επομένως είναι καλή ιδέα να ενεργοποιήσετε την επεξεργασία εκτός σύνδεσης για κάθε περίπτωση. Για να το κάνετε αυτό, εγκαταστήστε την επέκταση των Εγγράφων Google εκτός σύνδεσης, μεταβείτε στην αρχική σελίδα των Εγγράφων Google, πατήστε το εικονίδιο του κύριου μενού (τρεις οριζόντιες γραμμές στην επάνω αριστερή γωνία) και επιλέξτε 'Ρυθμίσεις'. Στη συνέχεια, πατήστε το γκρι κουμπί 'Εκτός σύνδεσης' ώστε να γλιστρήσει προς τα δεξιά και να γίνει μπλε.

13. Επωφεληθείτε από άλλα εύχρηστα πρόσθετα.

Αν επιλέξετε 'Λήψη πρόσθετων' στην ενότητα 'Πρόσθετα' στη γραμμή εργαλείων του Εγγράφου Google, θα μπορείτε να αναζητήσετε πρόσθετα ή να περιηγηθείτε στα πιο δημοφιλή Google. Μερικές από τις προσφορές με την υψηλότερη βαθμολογία περιλαμβάνουν: Lucidchart, το οποίο σας βοηθά να δημιουργήσετε διαγράμματα ροής, διαγράμματα και άλλα μέσα στο Έγγραφο σας. Το EasyBib, το οποίο δημιουργεί αυτόματα παραπομπές βιβλιογραφίας σε μορφή APA, Chicago ή MLA. και Έγγραφο σε Φόρμα, το οποίο σας επιτρέπει να μετατρέψετε εύκολα πληροφορίες από ένα Έγγραφο Google σε Φόρμα Google (πλατφόρμα της Google για διαδικτυακές έρευνες).